יום גיבוש לעובדים: לו"ז שמחזיק מ-8:30 עד 16:00

נגיד שהטבלה באקסל כבר פתוחה. יום גיבוש לעובדים, 80 איש, אוטובוס ב-8:30, קפה ומאפה, שתי מלים מהמנכ"ל, פעילות בחוץ, ארוחת צהריים, ואז החור השחור הזה בלוח הזמנים שכתוב בו "תוכן". אתם יודעים שצריך שם משהו. אתם גם יודעים שאם ייכנס לשם הדבר הלא נכון, חצי מהחדר ישלוף טלפונים תוך שבע דקות ואף אחד לא יזכור כלום בנסיעה חזרה.

זה בדיוק החלק שאני נכנס אליו. אבל לפני שאני מדבר על עצמי, נתחיל מכל היום.

אני מנטליסט וחוקר תפיסה. הבמה היא המעבדה שלי כבר שנים, ומה שיצא ממנה הוא מודל שאני קורא לו W.A.N.D, ובעברית קופס"א: קשב, ודאות, פליאה, סיפור, אמונה. חמישה מנופים שקובעים אם אדם יזכור מה אמרת או ישכח תוך רבע שעה. אותם מנופים בדיוק קובעים אם יום שלם מחזיק או מתפרק.

איך בונים לו"ז נכון ליום גיבוש?

היום הזה נכשל כמעט תמיד באותו מקום. לא בפעילות, לא בספק, אלא ברצף. מישהו בונה יום שמורכב משש פעילויות מצוינות ושם אותן אחת אחרי השנייה, ועד 15:00 הקהל גמור. כל רכיב בפני עצמו היה שווה את הכסף, ובכל זאת הסיכום בסוף השבוע הוא "היה נחמד".

בעיניי יש כלל אחד פשוט שמחזיק את רוב הימים: אל תשימו שתי פעילויות מאותו סוג ברצף. אחרי משהו גופני בא משהו שקט. אחרי משהו שקט בא משהו שמזיז את הגוף. אחרי אוכל בא משהו שמחייב אינטראקציה, לא משהו שמחייב ישיבה והקשבה פסיבית.

שלד שעובד ברוב הימים שאני רואה מבפנים נראה בערך כך:

• 8:30 עד 9:30: איסוף, נסיעה, קפה בהגעה. אל תתכננו תוכן בחצי השעה הראשונה. תמיד מאחרים, תמיד חסר מישהו, ותמיד יש מי שמחפש שירותים.
• 9:30 עד 10:00: פתיחה והנהלה. קצר. חמש עד עשר דקות למנכ"ל זה בשפע, חצי שעה זה התאבדות.
• 10:00 עד 12:30: הפעילות הגופנית או החווייתית הגדולה של היום. פה הגוף עוד עובד.
• 12:30 עד 13:45: צהריים. לא פחות משעה ורבע אם יש 60 איש ומעלה ומגישים בבופה.
• 14:00 עד 15:00: תוכן, מופע או הרצאה. הסלוט הכי קשה ביום, ולכן הכי חשוב מה שמים בו.
• 15:00 עד 16:00: סגירה קלה, קפה, חלוקת מתנות, אוטובוס.

שימו לב לדבר אחד: אני לא דוחס. יום שבו כל בלוק צמוד לקודם בלי אוויר הוא יום שבו הכל מתפוצץ באיחור של עשרים דקות כבר ב-11:00, והקטע האחרון, זה שאתם הכי השקעתם בו, מתקצר. כלל אצבע שאני עובד איתו: על כל שלוש שעות תכנון, תוסיפו עשרים דקות שלא כתובות בשום מקום. הן ייעלמו לבד.

מה כדאי לשים בבוקר, ולמה זה מחייב משהו אחר אחר הצהריים?

הבוקר הוא הזמן של הגוף. כמעט כל מה שעובד שם הוא פעילות שמזיזה אנשים במרחב:

• ODT ופעילויות שטח. אתגרים קבוצתיים, ניווט, משימות צוות. מצוין לערבוב בין מחלקות, מתיש פיזית. דורש מנחים מספיק כדי שאף קבוצה לא תחכה בצד עשר דקות.
• אופנועי שטח, רפטינג, סנפלינג, פיינטבול. אדרנלין גבוה, זיכרון חזק, אבל גם שמש, אבק ואנשים שמגיעים לצהריים בלי כוח. בקיץ זה חייב להיגמר לפני 12:00.
• סדנאות קולינריות. שף, תחנות, בישול משותף. עובד יפה בחורף ובקבוצות עד 60 איש בערך, מעבר לזה זה הופך לתור. בונוס: זה גם פותר לכם חצי מהצהריים.
• אסקייפ רום או משחקי עיר. טובים לצוותים קטנים, קשים ללוגיסטיקה כשיש הרבה קבוצות מקבילות. כתבתי בעבר על יום גיבוש לצוות של 12 איש, שם זה דווקא הכיוון הנכון.
• התנדבות או פעילות קהילתית. מחזיקה משמעות הרבה אחרי היום עצמו, דורשת תיאום מוקדם מאוד, לפעמים חודש ומעלה מול העמותה.
• ספורט קבוצתי או טורניר פנימי. זול, מהיר להפקה, אבל מפלג בין מי שמשחק למי שצופה. אם המשרד שלכם לא כזה, דלגו.

מה שזה אומר זה שאחרי בוקר כזה, הגוף כבר עשה את שלו. אם תשימו אחר הצהריים עוד פעילות גופנית, תקבלו אנשים שמחייכים בנימוס ומחכים לאוטובוס. ואם תשימו מצגת עם שקפים, תקבלו עיניים עצומות בשורה האחורית ואת מנהל הכספים מתכתב מתחת לשולחן.

הפתרון הוא פעילות שמחייבת קשב מנטלי אבל לא מאמץ פיזי. זה יכול להיות הרצאה לעובדים שבנויה על הדגמות ולא על סליידים, זה יכול להיות מופע במה, וזה יכול להיות גם משהו אחר לגמרי שאין לי שום נגיעה אליו: מופע סטנדאפ קצר, פאנל פנימי, אפילו הקרנה. העיקר שהוא לא יבקש מהקהל לקום ולרוץ שוב.

מה עושים עם האוכל, הנסיעות והחלל?

הפרטים הכי לא סקסיים ביום הזה הם גם אלה שהורסים הכי הרבה ימים. ארבעה דברים ששווה לסגור מראש:

אוכל: בופה ל-80 איש לוקח בפועל 25 דקות רק עד שהאחרון מתיישב. אם יש מגבלות כשרות, צמחונות או טבעונות, זה צריך לרדת לרשימה שבועיים קודם ולא ביום עצמו. וקפה אחרי הצהריים הוא לא פינוק, הוא חלק מהתכנון. תכננו גם נשנוש ב-11:00, כי קבוצה רעבה שומעת רק את הבטן שלה.

נסיעות: כל מעבר בין אתרים ביום הוא חצי שעה שנעלמת, ובגוש דן אחרי 15:00 זו שעה. יום שמתרחש במקום אחד תמיד יחזיק יותר טוב מיום עם שתי תחנות, גם אם כל תחנה לבדה מעולה. אם יש אוטובוסים, מנו אחראי לכל אוטובוס בשם. בלי זה סופרים ראשים.

חלל: תבדקו איפה בדיוק נמצא בלוק התוכן. חצר פתוחה במושב עם להקה שמתכווננת במרחק 50 מטר היא לא חלל שבו אפשר להחזיק קשב. שמעתי את עצמי צועק משפט שלם על קשב ליד הכינרת, וזה מצחיק רק בדיעבד.

תקשורת פנימית: תשלחו לעובדים מה ללבוש ומה להביא לפחות שלושה ימים קודם. אדם שהגיע בסנדלים ליום שיש בו אופנועי שטח לא ייהנה, והוא גם יספר על זה לכולם.

מה בכלל אמור לקרות בקטע התוכן של היום?

בואו נודה באמת: רוב ימי הגיבוש נמדדים בתחושה, לא במדידה. מישהו ב-HR שואל בסוף השבוע "איך היה?" ומקבל תשובה של מלה אחת. תכל'ס, הדבר היחיד שמעיד על הצלחה הוא מה שאנשים מספרים אחד לשני שבועיים אחרי.

ולכן אני בונה את הקטע שלי סביב שני יעדים בלבד. הראשון, שאף אחד לא יסתכל בטלפון. השני, שיישאר בידיים של אנשים כלי אחד שהם יכולים להפעיל ביום ראשון בבוקר. לא חמישה. אחד.

מה שזה אומר זה שאני לא מנסה לכסות את כל חמשת המנופים בעומק. בפורמט של 60 דקות אני בפועל נכנס לעומק לשניים או שלושה, ואת השאר מסמן. מי שמבטיח לכם מסגרת שלמה, מודל חדש וארגז כלים בשעה, מוכר לכם משהו שלא עומד בפיזיקה של קשב אנושי. הסברתי את זה בפירוט בטקסט על מודל W.A.N.D ב-60 דקות.

למה השעה ביום משנה כל כך?

הקשב של קהל אחרי ארוחת צהריים ישראלית הוא לא אותו קשב של קהל ב-10:00 בבוקר. בין 13:30 ל-15:00 יש נפילה אמיתית. אני דווקא מעדיף את הסלוט הזה, כי מנטליזם הוא הדבר היחיד בלוח הזמנים שמחייב אינטראקציה. אנשים עולים, בוחרים, אומרים מלים בקול. אי אפשר לישון בזה.

אבל אני מבקש שני דברים בתמורה: שהקטע שלי לא יהיה אחרי שתי הרצאות אחרות באותו בלוק, ושהחלל לא יהיה אולם עם קיר שמש מאחוריי. אני עומד עם הגב לחלון בכמה רגעים, ואם השמש בפרצוף של הקהל, חצי מהתגובות נעלמות. אגב, גם סידור ישיבה משנה: שורות רחבות ושטוחות עדיפות על אולם עמוק וצר, כי מהשורה החמש עשרה כבר לא רואים ידיים.

למה מנטליזם ולא הרצאת מוטיבציה רגילה?

כי אני לא יכול להגיד לכם שקשב עובד בצורה מסוימת ואז לבקש שתאמינו לי. אני צריך להפעיל את זה עליכם ואז להראות את השלד.

היופי פה הוא שהחדר עצמו הוא ההוכחה. אני מבקש ממישהי מהכספים לחשוב על מספר, ואני מגיע אליו. היא נשבעת שלא אמרה כלום. הקהל צועק. ואז אני עוצר, מחזיר את הקלטת, ומראה מה בדיוק עשיתי לה: איפה כיווצתי את מרחב הבחירה, איפה נתתי לה תחושת ודאות שלא הייתה מבוססת, ואיפה שתלתי סיפור שהמוח שלה השלים לבד. המוח משלים פערים תמיד, וזה החלק שאנשים בחדר לא שוכחים. כתבתי על השלד הזה בהרחבה בטקסט על מופע במה שבנוי משמונה שקרים.

מהנקודה הזאת השיחה נעשית מעשית מאוד, ובעיקר בשני כיוונים. אצל צוותי מכירות ומוצר מדברים על איך מוצגת בחירה ללקוח. אצל צוותים שמתמודדים עם הונאות, סייבר או אמון בפלטפורמה, מדברים על אותו מנגנון מהצד המגן: איך נראית מניפולציה כשהיא מגיעה בטלפון או במייל, ולמה דווקא האנשים החכמים בחדר נופלים בה קל יותר.

לאיזה אירועים הפורמט הזה מתאים?

• ימי גיבוש ואוף סייט של צוותים וחברות
• ימי צוות, ימי מחלקה וכנסים פנימיים
• אירועי חברה וערבי סוף שנה, שם לרוב מתאים יותר אמן חושים לאירוע חברה מאשר תוכן
• כינוסים, ועידות ומפגשי הנהלה
• דוכן בתערוכה או ביריד תעסוקה, שם הפורמט קצר ובנוי אחרת לגמרי
• אירועים פרטיים וחתונות, שם אני מגיע עם מופע אמן חושים ולא עם מודל
• בר ובת מצווה, כולל אמן חושים לבר מצווה, שזה עולם אחר לגמרי מבחינת קצב

ההבחנה הזאת חשובה. יום גיבוש יכול לקבל הרצאה שבנויה על תוכן ועל הדגמות, או מופע במה של 45 דקות שכל מטרתו שאנשים יצאו מרוממים. שני דברים שונים לגמרי, עם לוח זמנים שונה ודרישות חלל שונות. אירוע ערב הוא חיה אחרת, וכתבתי על זה בטקסט על מתי בערב החתונה מופע חושים באמת עובד.

מתי אני אומר לוותר עליי?

שלושה מצבים, ואני אומר אותם מראש כדי לחסוך לשנינו שיחה.

ראשון: אם יום הגיבוש נועד לפתור קונפליקט אמיתי בין שני צוותים. אני לא מנחה תהליכים קבוצתיים ואין לי הכשרה בפסיכולוגיה ארגונית. במצב כזה אתם צריכים מנחה או יועץ ארגוני, ואני אהיה בדיוק המסיח שיגרום לכולם לצאת מרוצים ולחזור ביום ראשון לאותה בעיה.

שני: אם מה שאתם מחפשים הוא סדנת מכירות מדידה עם תרגול, פידבק ומעקב. הקטע שלי מייצר תובנה ורגע שזוכרים. שינוי הרגלים הוא תהליך אחר, ארוך יותר, ולא שלי.

שלישי: קהל קטן מדי בחלל שלא מתאים. שמונה אנשים סביב שולחן בחדר ישיבות זה מצוין לשיחה ובעייתי למנטליזם, כי חלק מהמנופים פשוט דורשים אנרגיה של קהל. מתחת לבערך 25 אנשים אני אומר את זה בכתב לפני שסוגרים.

כמה זה עולה, ומה מזיז את המספר?

שאלה לגיטימית ואני לא מתחמק ממנה. אני לא נוקב במספר פה כי הוא זז לפי האירוע, אבל הטווח שאני עובד בו מופיע בדף אמן חושים מחיר, ואלה הדברים שמזיזים אותו בפועל:

• אורך הפורמט. קטע של 25 דקות בתוך יום, מול הרצאה של 60 עד 75 דקות, מול שילוב של מופע ותוכן
• גודל הקהל. 40 אנשים בחדר ישיבות לא דורשים אותה הפקה כמו 400 באודיטוריום
• נסיעה ולוגיסטיקה. אירוע במרכז מול אירוע באילת או ברמת הגולן הם שני ימים שונים לחלוטין אצלי ביומן
• יום בשבוע ושעה. אמצע שבוע בבוקר מול חמישי בערב
• דרישות טכניות. מיקרופון דש, הגברה, במה מוגבהת או רצפה

בשיחה אחת קצרה אני נותן טווח ברור, ואם התקציב שלכם לא מתאים אני אומר את זה מיד ולפעמים מפנה למי שכן מתאים. אין פה נדיבות מיוחדת, פשוט חוסך לשנינו שלושה מיילים וסיבוב מיותר.

מה כדאי שתחליטו לפני שתפנו?

לא צריך לדעת הכל. אבל יש החלטה אחת שרק אתם יכולים לקבל, והיא מה אתם רוצים שיישאר מהיום הזה. אם התשובה היא "שיהיה כיף וישכחו מהעבודה לשעה", זה כיוון אחד, ואז שווה לקרוא מה אני כותב על בחירת מופע לאירוע חברה. אם התשובה היא "שיישאר משהו שמנהל יוכל להשתמש בו מול לקוח", זה כיוון אחר, וגם לוח זמנים אחר.

כשתדעו, שלחו לי שלושה דברים: תאריך, עיר, וכמה אנשים בחדר. דרך דף הצור קשר או בוואטסאפ, שניהם מגיעים אליי. אם תוסיפו מה קורה בלוח הזמנים חצי שעה לפניי, אני אדע להגיד לכם מיד אם זה סלוט שאפשר לעבוד בו או לא.