סדנת גיבוש לצוות: 75 דקות שמפרקות החלטות

כמה פעמים יצאתם מיום גיבוש והרגשתם שהחלק ה"מגבש" היה הקטע היחיד שכולם סבלו בנימוס?

אתם יושבים מול לוח זמנים של יום אוף סייט. בבוקר מנכ"ל, אחר כך פאנל של ראשי צוותים, אחרי הצהריים נפתח חלון של שעה וחצי שמישהו קרא לו "גיבוש" בגוגל קלנדר ואף אחד עדיין לא מילא. והשאלה האמיתית שלכם היא לא מה לשים שם, אלא איך לא לשרוף את החלון הזה.

כי כולנו היינו שם. גשר מקשיות, סבב "ספרו רגע מכונן", מנחה נמרץ מדי, וחצי צוות שבודק סלאק מתחת לשולחן.

בעיניי, כשמחפשים סדנת גיבוש לצוות, רוב האפשרויות נופלות באותה נקודה בדיוק: הן מניחות שהצוות צריך לעשות משהו יחד, ולכן מבקשות ממנו לבצע משימה מלאכותית. אנשים משתפים פעולה. בשעה 16:00 כולם בטלפון. תכל'ס, מה שנשאר מהיום הוא לא התרגיל עצמו, אלא מה שמישהו זוכר ממנו ביום חמישי אחרי, כשהוא יושב בישיבת סטטוס עם אותם אנשים.

מה בעצם קורה בסדנה כזאת, רגע אחרי רגע?

אני עובד בפורמט של 75 דקות. לא 45, כי אין בהן מספיק זמן לייצר את המעבר מ"מופע" ל"כלי" והקהל נשאר בתחושת בידור נעימה. ולא שעתיים, כי אחרי בערך 80 דקות בחדר סגור הקשב של קבוצה בוגרת מתחיל להתפורר, ואין הרבה מה לעשות עם זה חוץ מלהכחיש.

המבנה: אני פותח בעשר דקות של הדגמה. אני קורא משהו שאף אחד בחדר לא אמר בקול. זו הדלת, לא הקישוט. ברגע שהחדר ראה משהו שהוא לא מצליח להסביר, נפתח חלון קצר שבו אנשים באמת מוכנים לשמוע איך תפיסה עובדת, במקום להנהן בנימוס ולחכות לקפה.

אחר כך אנחנו עוברים דרך מודל W.A.N.D, ארבעה שלבים שבהם מידע הופך לאמונה אצל אדם אחר: Attention (קשב), Certainty (ודאות), Wonder (פליאה), Story (סיפור). בעברית אני קורא לזה קופס"א. בכל שלב יש תרגיל קצר שאנשי הצוות עושים אחד על השני, ואז אנחנו עוצרים ומסתכלים מה קרה שם באמת.

והחלק הזה הוא בדיוק המקום שבו צוות שעובד יחד כל יום שונה מקבוצת עובדים אקראית. דוגמה אמיתית שחוזרת כמעט בכל צוות מוצר: בתרגיל הקשב מנהל המוצר מקבל 60 שניות להסביר פיצ'ר למפתח, והמפתח צריך לחזור על מה שהוא שמע, בלי לתקן ובלי להוסיף. בדרך כלל הפער לא נמצא בפרטים הטכניים. הוא נמצא בשאלה מה הדחיפות. מנהל המוצר בטוח שאמר "זה קריטי לרבעון", המפתח שמע "זה עוד משהו שנכנס לבקלוג". שניהם צודקים לגבי מה שנאמר, ושניהם זוכרים אחרת מה נשמע.

בתרגיל הוודאות אני מבקש מאותו אדם להגיד משפט מקצועי פעמיים: פעם אחת כמו שהוא אומר אותו בישיבה, פעם שנייה בלי אף מילת ריכוך. ראש צוות שמגלה שהוא פותח 80 אחוז מהמשפטים שלו ב"אולי כדאי ש" מבין תוך שנייה למה ההנחיות שלו מתקבלות כהצעות. מעצבת שמציגה מסך ואומרת "זה כיוון ראשוני" מגלה שהיא בעצם הזמינה את כולם לפרק לה אותו. אלה לא תובנות שאני מספק להם. הם אומרים אותן, אחד על השני, בחדר.

החלק האחרון, 20 דקות, הוא החלק שבו זה מתחבר לעבודה היומית. איש מכירות שמבין איפה בדיוק בשיחה הלקוח הפסיק להקשיב. מנהל שמבין למה ההודעה שלו בסלאק נקראה הפוך לגמרי ממה שהתכוון. זה גם המקום שבו הסדנה עושה את מה שמצפים מסדנת גיבוש לעשות: שיפור התקשורת הבין אישית בתוך הצוות, שבירת שגרה אמיתית ולא רק הפסקת קפה ארוכה, ובנייה של אמון בסיסי בין אנשים שראו אחד את השני טועים ומצליחים באותו חדר, בלי שאף אחד נפל לאחור לידיים של אף אחד.

למה צוות שעובד יחד זה סיפור אחר מקבוצת עובדים?

בואו נודה באמת: כשמביאים סדנה ל-120 עובדים מחמש מחלקות, רובם לא ידברו אחד עם השני שוב עד הגיבוש הבא. צוות זה דבר אחר לגמרי. שמונה עד שלושים אנשים שנפגשים כל בוקר, עם היסטוריה, עם דפוסים ועם תפקידים חברתיים קבועים שאף אחד לא בחר.

בכל צוות יש את זה שמדבר ראשון, את זה שחושב לאט ולכן נשמע פחות, ואת זה שמסכים בפה ומתנגד בביצוע. סדנה טובה לצוות חייבת לקחת את זה בחשבון, אחרת היא פשוט מחזקת את ההיררכיה הקיימת למשך שעה וחצי. לכן התרגילים שלי הם בזוגות ובשלשות, לא בפורום פתוח. מי שלא מרים יד בישיבה גם לא ירים אותה בסדנה, אבל הוא כן ידבר כשיושבים מולו אדם אחד ויש משימה ברורה של 90 שניות.

אני גם מבקש מראש לערבב. מפתח עם מישהי מהשיווק, ראש צוות עם מישהו שלא מדווח לו. זה נשמע טריוויאלי, אבל אם נותנים לצוות לבחור זוגות לבד, כל אחד הולך למי שהוא כבר יושב לידו. ואז יצרתם חוויה נחמדה שלא זזה אף מילימטר ממה שקורה ממילא בפינת הקפה.

סדנת בישול, ODT או חדר בריחה? איך בוחרים

אני לא מתיימר להיות האופציה היחידה, ובמקרים מסוימים אני בכלל לא האופציה הנכונה. אז הנה השוואה כנה.

סדנת בישול. היתרון ברור: ידיים עסוקות, ריחות טובים, ואוכל בסוף. אנשים נרגעים סביב מטבח. החיסרון הוא שהצוות מתפצל לעמדות, ובכל עמדה נוצר מיקרו צוות שלא מדבר עם האחרים. אם המטרה היא ערב נעים שבו כולם מרגישים טוב, זו בחירה מצוינת. אם המטרה היא שמשהו יעבור לעבודה עצמה, הקישור בין קיצוץ בצל לישיבת תכנון הוא קצת דק.

ODT ופעילות בחוץ. מעולה לשבירת היררכיה ולצוותים צעירים ופיזיים. אבל זה תלוי מזג אוויר, תלוי כושר, ותמיד יש שניים או שלושה שלא רוצים להיות שם ומרגישים את זה כל הדרך. בנוסף, זה בדרך כלל חצי יום ולא שעה וחצי, אז זו החלטה אחרת לגמרי מבחינת לוח זמנים ותקציב.

חדר בריחה. אני דווקא אוהב אותו כאבחון. הוא חושף תוך עשר דקות מי לוקח פיקוד, מי מקשיב ומי מדבר מעל כולם. שתי בעיות: רוב החדרים מוגבלים לשישה עד שמונה אנשים, כך שצוות של עשרים מתפצל לשלושה חדרים ואין חוויה משותפת. ובפועל, בחלק גדול מהחדרים אדם אחד פותר והשאר מחזיקים פנס.

סדנאות צחוק, תיפוף, אומנות. אנרגיה מיידית ונעימה, וזה שווה משהו. פשוט שימו לב שהאפקט שלהן נוטה להתנדף מהר, כי אין מה לקחת הביתה חוץ מהתחושה.

סדנת גיבוש עם אמן חושים. היתרון: כל הצוות באותו חדר, מסתכל על אותו דבר, ויוצא עם שפה משותפת קצרה שאפשר להשתמש בה למחרת ("רגע, בוא נעשה בדיקת קשב" זה משפט ששמעתי חוזר בחברות חודשיים אחרי). החיסרון: זה דורש חדר, דורש קשב, וזה לא פיזי. מי שחיפש אדרנלין וטבע יתאכזב. ומי שמצפה שסדנה אחת תפתור קונפליקט ותיק בין שני ראשי צוות יתאכזב עוד יותר.

הכלל שאני עובד לפיו: פעילות חווייתית מתאימה כשהצוות עייף וצריך חמצן. סדנה שמפרקת מנגנון מתאימה כשהצוות דווקא עובד קשה, מתקשר לא טוב, ויודע את זה.

למה דווקא אמן חושים ולא מנחה סדנאות?

אני לא מאמן ארגוני. אם אתם צריכים לפתור קונפליקט אמיתי בין שני אנשים, או לעבד תהליך שינוי כואב אחרי פיטורים, אני הספק הלא נכון ואני אגיד לכם את זה בשיחה הראשונה (זה קרה לי כמה פעמים, ואף פעם לא התחרטתי).

מה שאני כן מביא זו הוכחה חיה. אני עובד שנים על איך אנשים מחליטים במה להאמין, ובמקום להסביר את זה על סליידים אני מדגים את זה עליהם, בזמן אמת, ואז מפרק את המנגנון. היופי פה הוא שקשה לטעון "זה לא עובד עליי" חמש דקות אחרי שזה עבד עליך מול כל הצוות.

מי שרוצה את הגרסה המלאה של הפירוק הזה יכול לקרוא על מודל W.A.N.D ב-60 דקות, שזה הפורמט ההרצאתי יותר, בלי התרגילים הקבוצתיים.

מתי לוותר על סדנה ולהביא פשוט מופע?

יש ימי גיבוש שבהם סדנה היא טעות. כמה סימנים:

• הצוות התחיל ב-8:00 בבוקר ואתם מציעים לי את השעה 17:30. אין שם קשב לתרגילים. תביאו מופע.
• החלק שלי מגיע אחרי ארוחה עם אלכוהול. אותו דבר.
• הקבוצה מעורבת מאוד, וחלקם לא דוברי עברית ברמה שמאפשרת תרגיל שפתי מדויק.
• אתם בחוץ, בטבע, בלי קירות. סדנה צריכה חדר. מופע שורד גם דשא.
• חצי מהצוות מגיע בזום מאתר אחר. אפשר לעשות עם זה משהו, אבל זה כבר פורמט אחר.

כתבתי על זה בהרחבה במאמר על יום גיבוש עם אמן חושים, מתי זה עובד ומתי לא, כולל המקרים שבהם אמרתי ללקוח לא להביא אותי.

אגב, גם הכיוון ההפוך קיים. לפעמים חברה מזמינה מופע אמן חושים לערב, ואחרי שאנחנו מדברים מתברר שמה שהם באמת רוצים זה את החלק שמסביר ולא את החלק שמדהים.

לאילו סוגי אירועים הפורמט הזה מתאים?

• ימי אוף סייט וימי גיבוש ארגוניים
• כנסי מכירות ומפגשי מחלקה
• אמן חושים לאירוע חברה וערבי סיכום שנה
• ימי צוות של סטארטאפים וחברות טק
• מפגשי הנהלה מצומצמים
• דוכן בכנס מקצועי, שם הפורמט הוא אמן חושים לתערוכה ולא סדנה

ולאירועים שאינם עבודה אני מגיע עם מופע ולא עם סדנה: חתונות, מסיבות פרטיות בבית, בר מצווה ובת מצווה, ימי הולדת. מי שמתלבט לגבי אירוע משפחתי ימצא תשובה רלוונטית יותר במאמר על מתי בערב החתונה מופע חושים באמת עובד, ולבר מצווה יש עמוד נפרד של אמן חושים לבר מצווה בפורמט אחר לגמרי.

כמה עולה סדנת גיבוש לצוות?

שאלה הוגנת, ואני לא אחמוק ממנה. אני לא נוקב במספר בטקסט כזה כי הוא תלוי בתנאים שמשתנים מאירוע לאירוע, אבל אני כן יכול להגיד לכם בדיוק מה מזיז אותו:

• אורך הפורמט. 45 דקות הרצאתיות זה לא אותו דבר כמו 75 דקות סדנה עם תרגילים.
• גודל הקבוצה. 20 איש בחדר ישיבות ו-120 באולם זה שני דברים שונים, גם בהגברה וגם בבנייה.
• נסיעה. אילת או רמת הגולן זה יום שלם מהלוח שלי, לא שעה וחצי.
• יום בשבוע ושעה. חמישי בערב וראשון בבוקר הם לא אותו ביקוש.
• הפקה. אם יש הגברה ובמה במקום, זה זול יותר מאשר אם אני מביא.

את הטווח שאני עובד איתו בפועל אני מפרט בעמוד שבו אני מסביר מה מזיז את אמן חושים מחיר, ואני מעדיף לשלוח אתכם לשם מאשר לזרוק פה מספר שלא יחזיק מול התנאים שלכם.

מה צריך בחדר כדי שזה יעבוד?

פחות ממה שחושבים, אבל לא כלום. אני צריך שאנשים יראו את הפנים שלי. זה אומר שאם יש יותר מ-40 איש, אני צריך מיקום גבוה או לפחות חצי מעגל ולא שורות ארוכות. אני צריך מיקרופון אם החדר ארוך מ-15 מטר. ואני צריך שהאור לא יהיה מכובה, כי אני עובד עם הפנים שלהם לא פחות ממה שהם עובדים עם שלי.

שולחנות הם שאלה בפני עצמה. שולחן ארוך אחד שכולם יושבים סביבו זה נהדר עד 14 איש. מעבר לזה, חצי מהחדר רואה את העורף של החצי השני, והתרגילים בזוגות הופכים למבצע לוגיסטי. אם אפשר, כיסאות בחצי מעגל בלי שולחנות. אם אי אפשר, זה עדיין עובד, פשוט תגידו לי מראש.

ודבר אחד שאני מבקש תמיד: שהמנהל הבכיר ביותר בחדר יישאר. לא יצא לשיחה בדקה 12. אם הוא יוצא, חצי מהחדר מקבל אישור שקט שזה לא באמת חשוב, וזה נגמר. ראיתי את זה קורה יותר מפעם אחת (בדרך כלל זו באמת שיחה דחופה ולא זלזול, אבל האפקט על החדר זהה).

איך זה נראה לעומת הרצאה רגילה?

סדנה דורשת שהצוות יעשה. הרצאה דורשת שהוא יקשיב. אם יש לכם 200 איש באולם, סדנה היא פיקציה, וזה המקום להביא הרצאה לעובדים שבה התרגילים נעשים על מתנדבים מול קהל. אם יש לכם 30 איש בחדר, הסדנה עדיפה בהרבה, כי כל אחד מהם חווה את זה על עצמו במקום לצפות.

בשורה התחתונה: המספר בחדר קובע את הפורמט יותר מכל העדפה אסתטית שלכם או שלי.

מה אני לא עושה בסדנה?

אין אצלי משחקי אמון, אין נפילות לאחור, ואין סבבי "ספרו משהו אישי". לא מתוך זלזול בכלים האלה, פשוט כי אני לא טוב בהם ויש אנשים שכן. אני גם לא מתחייב לשינוי התנהגותי מדיד. מה שזה אומר זה שאם הבריף אומר "רוצים לראות עלייה בשיתוף פעולה בין מחלקות ברבעון הבא", אני לא הכלי היחיד ואולי גם לא הראשון.

מה כן יקרה: 75 דקות שבהן כל הצוות בחדר, באמת, ושפה משותפת קצרה שחוזרת בישיבות אחר כך. זה פחות ממה שמבטיחים לכם במקומות אחרים. זה גם נכון יותר.

אז מה הצוות שלכם באמת צריך בחלון הזה: חמצן, או מראה?

הצעד הבא פשוט: שלחו לי תאריך, עיר, כמה אנשים יהיו בחדר ובאיזו שעה ביום אני נכנס ללו"ז. עם ארבעת הפרטים האלה אני יכול להגיד לכם אם פורמט הסדנה מתאים או שעדיף משהו אחר. דרך עמוד יצירת הקשר או בוואטסאפ, מה שנוח לכם.